Protection des données

Principe

La Caisse de pensions du personnel communal de Lausanne (ci-après : CPCL) attache une grande importance à la protection des données personnelles – principalement à celles de ses assurées et assurés mais également à celles de toute personne avec qui elle entre en contact – et s’engage à les collecter et à les traiter de manière transparente dans le respect de la loi et des principes applicables en matière de protection des données.

La présente déclaration de confidentialité s’applique à toutes les données personnelles que nous collectons, traitons et conservons, principalement dans le cadre de l’exécution de la prévoyance professionnelle, mais également dans le cadre de toutes les autres activités entreprises par la CPCL.

Par cette déclaration de confidentialité, nous vous expliquons comment nous procédons avec vos données personnelles, les mesures prises pour leur protection, ainsi que vos droits en la matière.

Sont concernées par cette déclaration toutes les personnes dont nous traitons les données personnelles, quel que soit le mode de communication utilisé.

Lesdits traitements peuvent, en particulier, concerner les catégories de personnes suivantes : les assuré.e.s, les bénéficiaires de rente et leurs proches ; les employeurs précédents, actuels et futurs, ou leurs contacts ; les curateurs.trices, les responsables légaux ; les membres de nos organes; les interlocuteurs des assurances sociales et privées, des institutions de prévoyance et de libre passage, des fournisseurs et des prestataires, ainsi que des autorités et des offices publics; des locataires et leurs interlocuteurs lors de la location d’immeubles d’habitation et commerciaux; des visiteurs de notre site web ou des personnes consultant notre secrétariat; des personnes se portant candidates à travailler pour la CPCL ; ou encore toute autre personne qui nous contacte.

Le traitement des données personnelles est effectué avant tout dans le but de mettre en œuvre la prévoyance professionnelle (p. ex. gestion des informations transmises par l’employeur, admission de nouveaux et nouvelles assuré.es, examen et traitement des cas de prévoyance incluant la coordination avec d’autres assurances), mais également dans le contexte de la location d’immeubles d’habitation et commerciaux (conclusion et gestion de contrats de location), ainsi que dans le cadre de la gestion des dossiers de candidatures déposées auprès de la CPCL en tant qu’employeur.

Dans le contexte de la prévoyance professionnelle, la législation cantonale sur la protection des données (LPrD), ainsi que la législation fédérale en matière de prévoyance professionnelle, en particulier la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP) et la loi fédérale sur le libre passage (LFLP) ainsi que les ordonnances correspondantes, en constituent le fondement légal.

La CPCL ne collecte et traite vos données personnelles que dans le cadre strict des objectifs décrits dans la présente déclaration de confidentialité – ainsi que dans le cadre des prescriptions légales en vigueur – et dans la mesure nécessaire à cet effet uniquement.

Nous collectons les données que vous nous fournissez directement sur notre site, par le biais de nos formulaires (retraite, encouragement à la propriété du logement, rachat, etc.), par courrier, par téléphone, par email, à travers un dossier de candidature, une demande de location ou encore lors d’un entretien.

Certains types de données nous sont communiqués par votre employeur – au moment de votre entrée à la CPCL ou lors d’un changement –, principalement, votre identité, coordonnées, données relatives à la prévoyance, données professionnelles (taux d’activité et salaire), vie familiale (état civil et nombre d’enfants)..

Dans certains cas, des données nous sont transmises par des autorités publiques (offices AI, caisses de compensation, offices des poursuites et faillites ou encore tribunaux p.ex.).

Notons encore que vos données personnelles ne font pas l’objet d’une prise de « décision automatisée » et qu’aucun profil de personnalité (« profilage ») n’est établi. Par ailleurs, vos données personnelles ne sont jamais vendues par la CPCL.

En ce qui concerne les données collectées dans le cadre d’un contrat de location ou en vue d’en conclure un, elles sont traitées en adéquation avec ce que prévoit la loi cantonale sur la protection des données. Seules les informations absolument nécessaires sont collectées et conservées.

Finalement, dans le contexte d’une postulation, les données personnelles des candidats et candidates qui n’ont pas conclu un contrat de travail avec la CPCL à la fin du processus de recrutement sont supprimées, à moins que le contraire n’ait été prévu entre les parties.

Données personnelles sensibles

Certains types de données personnelles sont considérés comme «particulièrement sensibles» du point de vue du droit de la protection des données. C’est le cas, par exemple, des données concernant la santé ou des caractéristiques biométriques. La CPCL ne traite de données personnelles particulièrement sensibles que dans le contexte de l’exécution de la prévoyance professionnelle, en particulier pour le traitement des cas d’invalidité.

Principe

Vos données personnelles ne sont ni retransmises ni communiquées de quelque manière que ce soit à votre employeur ou à des tiers.

Il se peut toutefois que cela s’avère nécessaire pour l’accomplissement de nos tâches ou pour la gestion d’un contrat, ou que vous l’ayez expressément autorisé, ou si nous y sommes invités ou obligés en raison de dispositions légales ou d’une décision administrative ou judiciaire à force exécutoire. Dans ce cas, la communication et la transmission de données à des tiers se font dans le cadre des dispositions spéciales de la LPP concernant la protection des données ou dans le cadre de ladite décision.

Sous-traitants

Nous veillons à ce que la protection de vos données personnelles soit garantie pendant toute la durée du traitement en choisissant soigneusement le prestataire et au moyen de dispositions contractuelles adéquates.

Nos sous-traitants se sont engagés fermement à traiter les données personnelles de manière absolument conforme à nos instructions, ainsi qu’à prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour la sécurité de vos données.

Cela concerne notamment les prestations de services informatiques, les audits, l’impression et l’envoi des fiches d’assurance et des attestations de rentes, la gestion du logiciel technique de prévoyance, la gestion de la plateforme de traitement et de conservation de votre dossier de prévoyance.

À l’étranger ?

Nous ne traitons pas vos données personnelles en dehors de la Suisse.

Hébergement informatique

Nous hébergeons vos données uniquement sur des serveurs situés en Suisse.

Durée du traitement et conservation des données

Nous traitons et conservons vos données personnelles tant que cela est nécessaire pour remplir le but du traitement et/ou que nous avons un intérêt légitime qui justifie leur conservation (pour faire valoir ou contester des réclamations, à des fins d’archivage,…).

Vos données sont conservées pendant la durée prescrite par les dispositions énoncées à l’art. 41, al. 8, LPP, en lien avec les art. 27i, 27j et 27k OPP2.

Nous détruisons vos données personnelles dès qu’elles ne sont plus nécessaires à la réalisation de notre tâche ou que les délais légaux précités se sont écoulés.

En ce qui concerne vos données personnelles, vous bénéficiez en principe des droits suivants :

• obtenir des informations sur les données personnelles conservées chez nous;
• faire corriger des données personnelles inexactes ou incomplètes;
• exiger la suppression ou l’anonymisation de vos données personnelles, au cas où elles ne sont pas (plus) nécessaires pour l’exécution de la prévoyance professionnelle, pour la location d’immeubles d’habitation ou commerciaux, ou encore pour l’exécution d’une relation de travail;
• demander la limitation du traitement de vos données personnelles, dans la mesure où cela permet encore à la CPCL d’exécuter sa mission;
• obtenir certaines données personnelles vous concernant dans un format compréhensible et exploitable;
• révoquer une autorisation accordée.

Ces droits pourront toutefois être limités ou exclus dans certaines circonstances. Tel est le cas s’il existe un doute sur l’identité de la personne qui cherche à exercer lesdits droits ou si cela est nécessaire pour la protection d’autres personnes, s’il existe un intérêt digne de protection ou encore pour se conformer à une obligation légale ou à une décision judiciaire ou administrative.

Responsabilité

La CPCL est le responsable du traitement de vos données personnelles au sens du droit de la protection des données ; ceci ne vaut toutefois qu’en ce qui concerne les activités effectivement menées par elle.

Sécurité

La CPCL prend toutes les mesures physiques, techniques et organisationnelles qui s’imposent dans le but de protéger vos données personnelles et d’empêcher l’accès non autorisé à celles-ci, toute intrusion extérieure, perte, utilisation abusive ou falsification.

Sur le plan organisationnel, l’accès aux données est limité aux seules personnes qui en ont véritablement besoin pour effectuer leur travail. Par ailleurs, la CPCL s’est dotée d’une directive interne applicable à tout le personnel, une clause de confidentialité fait partie intégrante de tous les contrats de travail et un contrôle continu est exercé par la direction. Par ailleurs, le personnel de la CPCL est sensibilisé et formé à ses devoirs en matière de protection des données et toutes les personnes qui participent à la mise en œuvre ainsi qu’au contrôle ou à la surveillance de la mise en œuvre de la prévoyance professionnelle sont soumises à l’obligation de garder le secret en vertu des dispositions spéciales de la LPP sur la protection des données.

Dans un cas exceptionnel de violation de la protection des données, la CPCL vous informera, via son site internet, de l’ampleur de l’atteinte, ainsi que des mesures prises.

Les cookies sont de petits fichiers de lettres et de chiffres téléchargés sur votre terminal lorsque vous accédez à certains sites web. Les cookies permettent à un site web de reconnaître l’ordinateur d’un utilisateur et peuvent être utilisés à différentes fins. Lors de l’accès au site cpcl.ch, avec votre accord, diverses données sont enregistrées (par exemple adresse IP, date et heure) uniquement dans un but d’analyse et de statistiques.

Cette déclaration de confidentialité a été publiée le 1^er janvier 2024 et pourra en tout temps faire l’objet de mises à jour qui seront communiquées via notre site.

En règle générale, pour chaque traitement de données, la déclaration de confidentialité dans sa version actuelle publiée sur notre site internet au moment du traitement s’applique.

Pour toute question sur cette déclaration de confidentialité ou sur le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par voie électronique sur info@cpcl.ch